"Kapan Pekerjaan ini Selesai?" Ilustrasi Paradox Pola Kerja Simultant Vs Sequential

Dalam kehidupan berorganisasi, komunitas, kelompok, belantara dunia kerja atau bahkan dalam rumah tangga, pekerjaan bagi kebanyakan orang seakan-akan tidak ada habis-habisnya. Sering sekali ketika seseorang ditanyakan, "kapan pekerjaan ini selesai?" Jawaban yang diberikan ada bermacam-macam. "Pekerjaan akan selesai jika tahapan/proses A telah diselesaikan"; "Sebentar lagi selesai"; atau "Kapan-kapan akan kami selesaikan". Akhirnya yang bertanya akan mengangguk-angguk saja karena telah diberikan jawaban yang mengandung "harapan". Namun pada kenyataannya, selain apakah pekerjaan tersebut akan selesai tepat pada waktunya atau tidak, juga harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

• Memenuhi ekspektasi dari yang memberikan kerja


• Menekankan pada aspek pemenuhan (kualitas atau kuantitas)


• Memenuhi waktu tengat yang telah ditetapkan


• Menekankan pada kecepatan (velocity) atau pertumbuhan (growth)


• Dampak pekerjaan bagi organisasi (exposure)


• Kompleksitas pekerjaan (melibatkan pekerjaan lain agar pekerjaan ini terselesaikan)

Diantara banyak kriteria di atas, ternyata untuk menyelesaikan pekerjaan, seseorang akan dihadapkan pada berbagai macam trade off(s) yang telah saya identifikasikan di atas. Sehingga pekerjaan yang seharusnya dikerjakan dalam waktu singkat akan dapat berlangsung lama atau sebaliknya. Artinya seseorang harus senantiasa memperhitungkan proporsionalitas trade off(s) atas setiap pekerjaan yang dibebankan. Sebagai contoh: satu pekerjaan dapat diselesaikan secara detail, namun akan menyita banyak waktu sehingga tidak menyisakan alokasi waktu bagi penyelesaian pekerjaan berikutnya; pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat, namun hanya pada pekerjaan yang sifatnya tidak kompleks; atau pekerjaan ini akan berdampak bagi organisasi secara keseluruhan, namun akan hal ini akan berlangsung lama.

Pola Kerja Simultant Vs Sequential dan Manajemen Perubahan

Khusus dalam konteks manajemen perubahan, ilustrasi di atas menjadi semakin jelas bagi arahan perubahan namun dalam perjalanannya sangat kompleks. Pekerjaan "merubah paradigma" bukanlah merupakan pekerjaan yang mudah. Dimana dalam serangkaian pekerjaan berupa "program berjalan" yang terdiri dari berbagai macam kegiatan strategis seperti perencanaan, pertemuan; kegiatan administratif seperti membuat surat undangan, dll; serta kegiatan pelaksanaan seperti kunjungan ke lapangan, pelatihan, dll. Namun hal tersebut tidaklah cukup bila anda sebagai agen perubahan tidak memahami atau bahkan tidak peka terhadap nature of work atau cara rekanan anda bekerja.

Seperti yang diulas pada artikel sebelumnya, pola seseorang bekerja ada yang bersifat sequential dan simultant. Pola ini terbentuk oleh budaya, proses kerja, dan sistem yang ada di dalam perusahaan. Untuk mengamati apakah rekanan anda adalah seorang yang sequential atau simultant perlu dilihat seberapa banyak prosedur kerja, instruksi kerja, check list dan formulir yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Semakin tinggi intensitas pekerjaan yang memerlukan urutan proses kerja, maka semakin sequential cara orang tersebut bekerja. Semakin tinggi kedudukan seseorang dimana mereka adalah orang yang mengatur/ membawahi/ mengawasi para anak buah yang bekerja dengan menggunakan prosedur kerja, dengan kata lain menduduki level supervisi ke atas, maka orang ini akan bekerja secara simultant. Mereka pada satu waktu membuat perencanaan, melakukan kunjungan ke unit, mengadakan pertemuan/ koordinasi, serta pada waktu lain melakukan evaluasi. Sehingga dapat dibayangkan berbagai pekerjaan yang dilakukan oleh orang yang memiliki jabatan ini dalam satu waktu.

Dalam konteks manajemen perubahan, untuk menggerakkan dan mewujudkan agar perubahan ini dapat terjadi, dimana organisasi telah sampai pada tahapan budaya telah disosialisasikan khususnya pad agen-agen budaya (agen perubahan). Para agen-agen perubahan ini memastikan bahwa di setiap unit serta lini di perusahaan terjadi perubahan, dan masing-masing orang dimana agen ini bertanggung jawab dalam pembuatan action plans. Tentunya action plans tersebut berdasarkan paradigma budaya baru yang ternyata hal ini tidak mudah dilakukan.

Mengapa? Karena agen- agen perubahan ini tidak bijak dalam menyikapi bagaimana cara rekan-rekan di setiap unit serta lini pada perusahaan untuk dapat tergerak dan mengadaptasi action plans dalam kegiatan keseharian mereka. Atau dengan kata lain action plan ini tidak dilakukan secara maksimal.

"Kapan Pekerjaan ini Selesai?"
Pada tabel di bawah ini diilustrasikan bagaimana orang bertipe sequential dan simultant di dalam memenuhi kriteria penyelesaian pekerjaan:

Keterangan:
XX merupakan keadaan yang tidak dapat ditentukan, yang berarti tergantung seberapa besar yang menerima pekerjaan tersebut dalam memperhitungkan proporsionalitas trade off atas setiap pekerjaan yang dibebankan.
Sehingga selesai atau tidaknya pekerjaan tersebut tidak terlepas dari pengambilan keputusan anda sebagai "agen perubahan" atas pekerjaan apa yang akan dibebankan kepada orang-orang yang sequential dan orang-orang yang simultant. Pekerjaan yang disesuaikan dengan nature of work atau cara rekanan anda bekerja terdapat di dalam tabel. Sehingga anda tidak dapat meminta rekanan anda yang merupakan pekerja yang sequential dalam menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam satu dengan tengat waktu/ deadline yang ketat. Atau sebaliknya, meminta rekan anda yang merupakan pekerja simultant untuk menyelesaikan yang "membosankan" yang hanya terdiri dari satu pekerjaan yang memerlukan detail dan kurang kompleks.

Ketidak tepatan di dalam memberikan pekerjaan akan berakibat fatal: adanya ketidakseriusan, abstein, atau bahkan demotivasi rekanan anda terhadap komitmen di dalam melakukan perubahan. Memberikan pekerjaan kepada orang yang tepat, tengat waktu yang tepat dan dengan kompeksitas yang rasional adalah yang diinginkan rekan-rekan anda.
Lalu, kepada anda ditanyakan: "Kapan Pekerjaan ini Selesai?". Bagaimana jawaban anda?