Action Planning, in....... Action!

Pembaca yang budiman, di dalam keseharian perusahaan terdapat dua macam kegiatan yang mendapatkan porsi yang relatif besar, yakni: (1) perencanaan dan (2) pelaksanaan. Dalam bahasan kali ini, kegiatan seputar action plan akan penulis uraikan lebih lanjut.


Mengapa Action planning?
Action Planning merupakan kumpulan aktifitas, kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program. Lebih lanjut, Action planning merupakan penghubung antara "tataran konsep" atau cetak biru dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.

Disadari, suatu konsep atau cetak biru tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan diibaratkan wacana atau "buzz words" yang tidak memberikan nilai tambah bagi kebaikan dan kemajuan organisasi. Sedangkan pelaksanaan/ kegiatan tanpa konsep, akuntabilitas pihak pelaksana dan target-target dan ukuran akan mengundang kekacauan. Ibarat nahkoda tanpa haluan, kegiatan-kegiatan yang dijalankan diatas menjadi semacam kumpulan kegiatan reaktif, tak berpola. Sehingga dalam jangka panjang akan mengakibatkan demotivasi para anggota organisasi dan bahkan akan menyebabkan organisasi berhenti bertumbuh, dimana organisasi hanyut ke dalam "pusaran ritual" yang berputar di satu tempat.


And..... Action!
Proses Action Planning memerlukan keterampilan, komitmen dan motivasi tinggi dari para pelaksana.

Keterampilan, keahlian, competency, pengalaman yang didapat merupakan modal dasar penentu bagi sukses atau tidaknya pelaksanaan cetak biru tersebut. Tanpa bekal keterampilan, keahlian, competency yang dibutuhkan serta pengalaman yang memadai, maka pencapaian target terhadap hasil yang diharapkan oleh atasan akan jauh.

Komitmen di sisi lain diperlukan, meskipun si pelaksana memiliki keterampilan yang mumpuni. Namun tanpa komitmen, integritas, loyalitas si pelaksana pada pekerjaan, maka pencapaian target akan menyimpang dari yang diharapkan.

Motivasi, semangat, spirit untuk menjalankan pekerjaan hingga tuntas sangat diperlukan utuk memastikan tidak ada waktu/ tenaga yang terbuang (tidak terarah) untuk mengerjakan hal-hal yang tidak memberikan kontribusi bagi organisasi.


In Action-nya 3 modal dasar (keterampilan - komitmen - motivasi) secara berimbang menjamin tidak adanya peluang untuk tidak menjalankan apa yang telah dijanjikan pelaksana di awal, penyimpangan target, dan terbuangnya waktu dan tenaga sia sia.


Bagaimana dengan organisasi anda?

Membangun Penyelarasan SDM*

Sebuah berita yang baru-baru ini mengejutkan publik, dimana maskapai penerbangan milik Jepang, yakni JAL (Japan Airlines) menyatakan diri bankrut. Kebankrutan ini diikuti oleh jatuhnya harga saham JAL, yang jika divaluasi, nilainya lebih rendah dari satu pesawat jumbo jet baru. Lalu langkah berikutnya JAL adalah reorganisasi di bawah supervisi pemerintahan Jepang, Enterprise Turnaround Initiative Corporation (ETIC). Tak berhenti sampai di sini, JAL akan mengurangi jumlah pegawai, mencopot pesawat-pesawat tua lagi boros bahan bakar, dan memangkas rute-rute penerbangan.

Sejatinya, berita-berita bangkrutnya perusahaan-perusahaan mapan dunia yang sudah malang melintang selama puluhan bahkan ratusan tahun ini tidak harus dicemaskan oleh negara-negara ASEAN termasuk Indonesia, karena berita baiknya adalah kebanyakan dari mereka akan merelokasikan perusahaan, termasuk SDM-nya. Persaingan global memang telah berada di depan pintu kita, para investor ingin bekerjasama dan membangun organisasi yang lebih efisien, lincah, padat modal, namun dengan produk dan harga yang terjangkau oleh konsumen.

Tantangan Utama SDM
Dibalik kabar baik upaya strategis perusahaan ternama tersebut, terdapat tantangan yang tidak kalah mencemaskan bagi SDM di negara-negara Asean termasuk Indonesia. Terdapat dua kendala SDM utama yang harus diperhatikan organisasi-organisasi Indonesia, yakni: (1) mewujudkan kepemimpinan yang berkaliber dan berorientasi global; dan (2) akselerasi organisasi yang dilakukan melalui penyelarasan SDM.

Kedua kendala di atas diperkuat oleh hasil penelitian terhadap 60 organisasi yang telah dilakukan oleh PT OTI baru-baru ini:
- Mayoritas organisasi Indonesia mempersepsikan Departemen HR bukan sebagai Partner Bisnis.
- Sangat sedikit upaya penyelarasan kegiatan SDM yang berhubungan langsung dengan tujuan bisnis strategis.

Lebih jauh, kompetensi dan porsi pekerjaan sehari-hari Departemen SDM masih rendah dan belum menitikberatkan pada kegiatan yang memiliki bobot strategis dan berguna bagi pengembangan organisasi ke depan, seperti: talent management (3,85%), manajemen perubahan (7,69%) dan kegiatan penyelarasan kegiatan SDM dengan kegiatan strategis (12,31%). Sedangkan hasil yang lebih mengkhawatirkan adalah: kurang dari separuh responden percaya bahwa SDM memiliki kemampuan untuk mengembangkan organisasi dan menciptakan lingkungan yang baik untuk berprestasi.


Berdasarkan pemahaman terhadap kedua kendala utama tersebut, pemahaman strategis dan kesepahaman yang perlu dibangun di dalam Departemen SDM adalah: (1) Apakah permainan di dalam organisasi masih selaras dengan strategi perusahaan?; (2) Kontribusi seperti apa yang dapat diberikan oleh fungsi SDM dikaitkan dengan fungsi-fungsi SDM, mulai dari: perekrutan karyawan, pelatihan, pengelolaan kinerja, hingga terminasi karyawan?; dan (3) Bagaimana cara membangun sistem dan pemahaman stratejik SDM sehingga dapat berjalan dengan baik hingga ke lini-lini manajerial?

Penyelarasan Fungsi SDM, suatu Epilog
Paradigma Departemen SDM harus segera bermetamorfosa atau berubah: Departemen SDM mesti menjadi ujung tombak bagi pengelolaan SDM organisasi. Sehingga ekspektasi fungsi SDM di mata pemegang saham serta investor yang akhir-akhir ini menjadi sangat aktual adalah: (1) Departemen SDM sebagai fungsi yang mampu memahami bisnis perusahaan dari hulu ke hilir; (2) Memiliki networking/ hubungan baik serta pengaruh hingga ke lini-lini manajerial; (3) Berani bertindak serta dapat dipercaya oleh para pemuncak organisasi dalam memberikan kontribusi maksimal bagi organisasi.

Akhir kata, paradigma SDM bukan lagi fungsi yang dipersepsikan karyawan sebagai penyambung lidah karyawan dengan manajemen, "pencipta kekacauan" harian yang tersistem, atau sekumpulan orang dengan "fungsi SDM". Semoga!


* Dimuat di Koran Tempo| Tempo Komunitas | edisi 3 Maret 2010 |

Menularkan Semangat Pembaruan

Seseorang baru saja bergabung di dalam organisasi. Satu-dua hari ia sudah duduk dalam diam mengamati perilaku teman-temannya. Perlahan tapi pasti si anak baru ini akan dibawa masuk ke dalam "lingkaran pergaulan" teman-teman barunya.

Adaptasi seseorang setelah bergabung di dalam organisasi memerlukan proses relearn & unlearn. Hal ini bukan berarti setiap anggota baru organisasi melakukan proses "format ulang atau cuci otak" secara dratis, namun lebih kepada "memperkuat nilai organisasi" melalui nilai yang sebetulnya sudah lama dimiliki orang ini. Hanya saja, anggota baru dituntut lebih banyak mempraktikkan hal baru dan nilai-nilai yang biasa berjalan dalam organisasi.

Melalui kegiatan informal, persamaan minat, dst, nilai-nilai semula "abstrak/ tak tertulis" akan semakin cepat dipelajari. Karena terkadang suasana informal lebih mendalam dampaknya dibandingkan suasana formal. Kegiatan informal memunculkan aliran ide untuk memperbaiki kualitas kinerja dari hal-hal sepele: berbagi tips, pengalaman, links internet, belajar skill baru, hingga peningkatan kualitas hidup.

Setelah adaptasi, lalu langkah selanjutnya adalah berkontribusi. Namun dalam prosesnya, kontribusi tidak memiliki arti jika tidak dilakukan dengan semangat, melakukan sesuatu dengan cara/spirit yang baru atau fresh, meskipun itu merupakan pengulangan demi pengulangan tahapan kerja.

Anggota baru tidak akan begitu mudah terbawa oleh "arus" karena nilai yang dimilikinya berakar lebih dalam dari pada nilai-nilai perusahaan. Penyesuaian bahkan perlawanan akan senantiasa dilakukan oleh si anggota baru tersebut sehingga ia menemukan "titik ekuilibrium" bahkan "titik nadir", dimana ia sudah tak lagi menemukan alasan untuk "tidak berubah" dan mendapatkan pelajaran/ ganjaran dari perbuatannya.

Rasanya sangat aneh apabila seseorang yang baru memasuki masa orientasi di dalam organisasi merasa tidak perlu untuk melakukan adaptasi, merasa tidak harus belajar hal-hal yang baru, tidak perlu "memperkaya organisasi" dengan sumbangsih pengetahuan yang dimiliki, hingga menularkan semangat baru bagi pembaruan. Organisasi bahkan tidak akan merasakan dampak dari masuknya anggota baru tersebut. Bagaimana dengan kawan baru Anda?

Belajar Memetik Pelajaran

Sidang Pembaca yang budiman, karakter yang membedakan manusia dengan binatang adalah sifat manusiawi dari manusia itu sendiri. Manusiawi karena manusia dikaruniai akal dan kemampuan untuk belajar, dimana ruang lingkup bahasan artikel kali ini adalah kompetensi manusia dalam memetik pelajaran dari pengalaman.

Pengalaman & Memetik Pelajaran: Sewaktu masih Muda
Pengalaman dan Memetik Pelajaran merupakan 2 proses mental yang berbeda. Berbicara tentang pengalaman, manusia semasa hidupnya senantiasa terekspose pada kejadian-kejadian yang bersifat real time. Sedangkan memetik pelajaran merupakan "proses mental" yang lebih mendalam, dimana manusia mengambil manfaat/ hikmah/ wisdom sepanjang hari yang dilewati. Dan tentunya hal tersebut bukan hanya pengalaman pribadi, tetapi juga dari pengalaman orang lain.

Lalu bagaimana mengajarkan orang untuk senantiasa dapat memetik pelajaran dari pengalaman tersebut? Pekerjaan inilah yang susah dilakukan-sebagaimana halnya di dalam memahami kepemimpinan: apakah pemimpin itu sudah ada sedari lahir atau memang berasal dari pendidikan? Karena kepemimpinan maupun kemampuan manusia memetik pelajaran merupakan proses yang sangat panjang dan berjalan seumur hidup.

Contoh terdekat, di dalam organisasi yang bernama keluarga: hubungan antara anak dan orang tua. Pada masa awal pertumbuhan awal si anak terdapat nilai-nilai yang senantiasa ditanamkan dan di-exercise oleh orang tua kepada anak. Si anak dikondisikan untuk belajar 3 hal, misalnya: (1) belajar menerima konsekuensi atas tindakan yang dilakukan, (2) selalu menggunakan akal sehat, dan (3) jujur dalam kondisi apapun.

Lalu setelah si anak beranjak besar, tidak ada filter apapun yang melindungi mereka dari exposure dunia luar selain nilai-nilai dan pelajaran yang sudah diberikan/ ditanamkan oleh orang tua kepada anak-meskipun tidak ada imunitas seorang manusiapun untuk tidak berubah. Tapi itulah bekal yang paling mungkin diberikan kepada anak di usia se-dini mungkin selain modal intelektual dan modal material yang cukup.


Belajar Memetik Pelajaran: Setelah Tua
Gajah mati meninggalkan gading, manusia mati meninggalkan budi pekerti. Ini merupakan gambaran yang tepat bagi bentuk legacy yang ditinggalkan manusia. Namun bagi sebagian orang yang dikaruniai usia panjang, telah teruji dalam susah senangnya hidup dan kehidupan, namun seringkali ia tidak belajar dari pengalaman tersebut. Orang ini ada di sekeliling kita, ciri spesifik orang-orang ini adalah: selalu mencari-cari alasan kegagalan yang menimpanya, cenderung menyalahkan lingkungan, menyalahkan orang lain/ keadaan sebagai kambing hitam, mempolitisir keadaan supaya dapat "ditolong" atau "dikasihani" oleh orang banyak, berbangga pada masa lalu yang sebetulnya tidak akan pernah datang dua kali, mentalitas "ingin seperti" dari pada "menjadi", dst... Orang seperti ini tidak memberikan nilai tambah bagi lingkungan sekelilingnya.


Rentang kendali dalam Memetik Pelajaran
Memetik pelajaran memiliki dampak multidimensi, kedalaman, dan fase-fase. Terdapat penilaian subjektif apakah pelajaran tersebut "mahal" atau malahan "tidak berharga"?
Filter subjektifitas inilah yang tidak bisa dikontrol setiap orang. Dan dampaknya akan sangat berbeda (multidimensi) bagi masing-masing orang.

Contoh kasus: jika memang ketidakjujuran (contohnya korupsi) itu tidak baik dilakukan, bagi orang yang memahami sebab dan akibat perbuatan ini akan langsung menghentikan dan bahkan menjauhi perbuatan tersebut. Namun jika sebagian orang mempersepsikan nilai ini sebagai norma keseharian yang wajar... Dipraktikkan oleh orang sekitar, bahkan oleh sanak saudara terdekat, maka nilai yang tidak baik ini akan tetap tumbuh subur di negeri ini.


Berita Baik | Berita Buruk:
Ada dua berita bagi yang tidak memiliki kompetensi tersebut. Berita baiknya adalah: seseorang akan baik-baik saja melewati hidupnya, tanpa ada suatu halangan atau gangguan apapun. Namun berita buruknya adalah: kualitas hidup akan jauh berbeda: seseorang tidak akan menikmati buah dari pengalaman; selalu terjerumus pada lubang yang sama; tidak pernah berhasil mengakhiri awal yang sudah dimulai; tidak menikmati apa-apa yang telah diusahakan; dan berbagai kegagalan "parsial" pada dimensi-dimensi hidup dan kehidupan yang terekspos pada manusia ini.
Bukankah seseorang belajar banyak dari kejadian yang dinamakan cobaan?

Gajah Mada & 5 Karakteristik Kepemimpinan

Bermula dari usaha browsing penulis mendownload beragam bacaan ebook via internet, tak dinyana penulis menemukan e-book yang merupakan "daftar buku wajib" penulis: "Gajah Mada", Mahapatih terkenal pada zaman Majapahit. Berkisah tentang perang dan perebutan tahta, karya Langit Kresna Hariadi ini sarat dengan ilustrasi peradaban manusia masa lalu, intrik serta strategi dalam menghadapi musuh. Tanpa terasa, buku setebal 562 halaman ini membawa penulis ke zaman dahulu: berkelana mengamati sepak terjang Gajah Mada di masa muda.

Dikisahkan, Gajah Mada yang masih berpangkat "Bekel" di tengah krisis menjadi orang yang diberi kepercayaan hingga menjadi orang yang diberi "mandat" di dalam memberantas pemberontakan. Namun pada prosesnya, upaya memberantas pemberontakan tersebut tidaklah mudah. Secara internal terdapat mata-mata yang melemahkan pergerakan pasukan kecil Gajah Mada, dan secara external musuh dengan mengerahkan segala kekuatan ingin pasukan tersebut tumpas dan membunuh raja yang berada dalam pelarian: Jayanegara.

Lalu pada artikel ini akan penulis kupas lebih lanjut: karakteristik seperti apa yang dimiliki oleh orang sekaliber Gajah Mada? Hal-hal apa saja yang membuat beliau dipercaya mengatasi prahara di kerajaan Majapahit yang penuh konflik dan intrik tersebut? Aktualisasi modern seseorang yang semula hanya merupakan anggota pasukan Bhayangkara yang berpangkat Bekel, yang kemudian diberikan kepercayaan yang sangat penting: eksekutor sekaligus penentu masa depan Kerajaan Majapahit akan diceritakan lebih lanjut dalam artikel ini.


Karakteristik 1: Cerdas
Sebagai Bekel beliau memiliki kompetensi tinggi, sesuai dengan zaman itu (ilmu kanuragan, memanah, berkuda, strategi perang, hingga ilmu sandi). Sehingga akibat kecerdasan yang beliau miliki, secara informal beliau diganjar sebagai ketua pasukan Bhayangkara, meskipun ada beberapa orang yang lebih tua usianya.

Kecerdasannya pula lah yang membuktikan beliau dapat lolos dari berbagai situasi genting dan membahayakan. Sehingga berkali-kali ia dapat meloloskan diri dari kejaran dan jebakan maut lawannya.


Karakteristik 2: Berani mengambil Risiko
Pada kondisi genting, setiap keputusan yang ia lakukan berisiko kematian. Gajah Mada dengan berani mengambil tanggung jawab memimpin dan melindungi pelarian Raja, namun tetap memperhitungkan risiko-risiko dengan sebaik dan secermat mungkin. Terkadang dengan keahliannya ini, keputusan cepat dapat diambil. Sehingga seringkali ia mengecoh dan sekaligus melumpuhkan serbuan lawannya.

Berani mengambil risiko bukan hanya berjudi dengan maut, tetapi dengan akal sehat menempatkan diri sebagai lawan: "tindakan berisiko apa yang mungkin dilakukan lawannya untuk menghadapi pasukannya?".


Karakteristik 3: Visioner
Visioner, karena ia memiliki "game plan" jangka pendek dan jangka menengah tentang bagaimana ia mengatasi musuh-musuhnya: bagaimana ia dapat memperlama pencarian musuh terhadap pasukannya dan segera melumpuhkan pemberontak tersebut.
Seringkali ia memecah pasukannya ke dalam kelompok-kelompok kecil untuk bergerak ke arah yang ia inginkan. Strategi yang sukar diduga, namun pergerakan-pergerakan tersebut sesungguhnya merepresentasikan visi Gajah Mada sesungguhnya.


Karakteristik 4: Terbuka, Berterus Terang
Meskipun beliau penuh strategi, namun di keseharian dia adalah orang yang terbuka dan berterus terang. Ia tidak segan-segan menyatakan ketidaksukaannya kepada orang yang melanggar etika (baik sendiri-sendiri, maupun dihadapan orang banyak). Bahkan ia akan membunuh anggota pasukannya sendiri jika terbukti melanggar integritas/ sumpah setia, menjadi mata-mata. Dan tentunya senantiasa berkonsultasi kepada orang yang tepat dan dipercaya.


Karakteristik 5: Pantang Menyerah
Inilah "kualitas penentu" yang membedakan Gajah Mada dengan anggota pasukan lainnya, bahkan kawula Majapahit pada saat itu. Seberat apapun tugas yang dititahkan kepada anak muda yang masih berpangkat Bekel ini, ia dengan tulus berkomitmen menjalankan amanah ini. Dan sikap pantang menyerah hingga perintah tersebut terealisasikan adalah karakter yang sangat menonjol pada diri Gajah Mada muda. Meskipun seringkali hal itu membutuhkan waktu berbulan-bulan, memeras energi, pikiran dan sangat menyulitkan.


Meskipun Gajah Mada muda hidup pada situasi dan kondisi yang serba sulit, namun kesemua itu ternyata membesarkan dirinya, bahkan kelak melejitkan potensi diri serta karir Gajah Mada menjadi seorang Mahapatih.... Mahapatih yang menyandang nama baik dan dikenang kemasyhurannya hingga kini. Bagaimana dengan kepemimpinan organisasi Anda?




Bacaan Lebih lanjut:
http://en.wikipedia.org/wiki/Gajah_Mada
http://www.eastjava.com/books/majapahit/html/gajah.html