Implementasi KM Samsung SDS

Samsung SDS Co. Ltd., (Samsung SDS) berdiri pada tahun 1985 sebagai organisasi yang memberikan jasa berbasis information technology (IT) secara komprehensif, termasuk sistem integrasi, sistem manajemen, jasa konsultasi, jasa edukasi di bidang IT, infrastruktur dan jaringan. Ini sesuai dengan goal nya ‘to provide integrated IT services based on thought leadership.” Untuk mencapai goal tersebut, Samsung mengoptimalkan lima kapabilitas yang dimilikinya, yaitu: kepemimpinan, teknologi, pengembangan, manajemen dan inovasi.

Kini Samsung SDS telah berkontribusi memberikan jasa IT di berbagai sektor antara lain: keuangan, manufaktur, kesehatan, transportasi, dan administrasi pemerintahan. Di tahun 2008 tingkat penjualan Samsung mencapai USD 2,3 juta dengan jumlah karyawan lebih dari 8.300 orang. 1.100 karyawan Samsung berpendidikan Pasca Sarjana (Master dan Doktor), dan 500 diantaranya adalah IT Business Consultants yang memiliki sertifikat di bidangnya.

Samsung SDS telah mendorong Grup Samsung untuk menerapkan knowledge strategy dan membangun budaya saling berbagi pengetahuan melalui jaringan bisnis global mereka. Tersebarnya kantor cabang, pusat penelitian dan kantor perwakilan di seluruh penjuru dunia mengharuskan mereka melalukan pertemuan-pertemuan virtual.


Strategi dan Arah KM

Sejak tahun 1996, Samsung SDS telah menerapkan berbagai inisiatif KM untuk mencapai visi mereka ‘meningkatkan kualitas dan produktivitas dengan menggunakan kembali (reusing) aset pengetahuan, serta memenangkan persaingan di tingkat global dengan meningkatkan kompetensi individu dan organisasi’.

Di tahun 2007 Samsung SDS membangn sistem informasi dan pengetahuan generasi baru, yakni SDS Workplace -dikenal dengan Openplace- dan menerapkannya secara global sehingga menjadi bagian dari budaya KM. Openplace ini merupakan pondasi untuk berbagi pengetahuan dimana para pengguna yang aktif berpartisipasi di dalamnya dapat membuat pengetahuan baru dan menyerapnya. Openplace mendukung proses kreatif, dimana kreativitas ini mutlak diperlukan untuk memberikan jasa inovatif di bidang IT.


Inisiatif KM

Dalam hal penerapan KM, Samsung SDS bisa dibilang sangat maju dibanding organisasi lainnya. Sudah lebih dari sepuluh tahun Samsung SDS mengembangkan berbagai kerangka KM, diantaranya adalah Community-oriented KM (CoKM), Process-oriented KM (PoKM) dan Asset-oriented KM (AoKM). Sejak tahun 2007, Samsung SDS telah menerapkan sistem kolaborasi berbasis teknologi Web 2.0 yang memungkinkan setiap karyawan untuk lebih terbuka satu sama lain, lebih aktif berpartisipasi dan saling berbagi pengetahuan.

Di awal tahun 1996, CoKM mulai diterapkan dalam rangka menciptakan budaya organisasi yang saling berbagi pengetahuan. Kini CoKM telah menjadi pondasi bagi penerapan KM di Samsung SDS. CoKM ini berupa pembentukkan komunitas antar divisi, konsultasi menggunakan media maya (cyber consulting), dan professional history system yang mendorong setiap karyawan secara sukarela saling berbagi pengetahuan.

Inisiatif PoKM dimulai tahun 2002. Sistem tersebut memuat seluruh proses bisnis yang ada dalam organisasi secara virtual dan membuat link dari setiap proses (terutama proses yang dianggap krusial) ke pengetahuan (dokumen-dodumen yang terkait) dan para ahli (expert) yang relevan. Dengan demikian, bila menghadapi permasalahan, dapat segera diantisipasi dengan pengetahuan yang relevan dan orang yang bersangkutan juga dapat langsung menghubungi para ahli tanpa perlu berlama-lama mencari.

AoKM dibangun pada tahun 2003. Inisiatif ini terbukti meningkatkan produktivitas, kualitas kerja dan kemampuan kepemimpinan dengan menggunakan kembali (reuse) pengetahuan dari proyek sebelumnya. Untuk membudayakan AoKM, secara reguler CEO memberikan penghargaan bagi karyawan yang menggunakannya secara konsisten.

Selain CoKM, PoKM dan AoKM, Samsung SDS juga memiliki Knowledge Management Center (KMC) yang berfungsi mendukung penerapan KM di organisasi. Di dalam KMC terdapat para Knowledge Manager yang membantu penerapan KM di lapangan, dan komunitas dari para expert, orang yang ahli di bidangnya yang mereka sebut dengan Knowledge Master. Keberadaan mereka inilah yang mendorong kelangsungan aktivitas KM di Samsung SDS. Hingga kini lebih dari 1.800 expert secara sukarela bergabung di Samsung SDS.

KMC bertanggung jawab dalam:
- mensosialisasikan kebijakan KM
- mengelola proses KM
- membuat knowledge map
- mengelola konten
- merencanakan dan mengelola sistem portal
- membuat sistem klasifikasi pengetahuan
- menunjuk dan memonitor Knowledge Practice Officers (KPO) dan Knowledge Area Experts (KAE).

KPO bertanggung jawab mengidentifikasi kesesuaian konten dan mendorong rekan kerja untuk berpartisipasi. Sementara KAE bertanggung jawab atas proses penciptaan pengetahuan, manajemen kualitas serta memberikan best practice knowledge di lingkungannya.



Samsung SDS mengoptimalkan penggunaan sistem Enterprise Knowledge Portal (EKP) dalam menerapkan KM, yang mereka sebut dengan Arisam. Arisam merupakan portal yang memiliki fitur-fitur lengkap dan komprehensif, antara lain mengaitkan sistem reward dengan knowledge sharing dimana semakin sering dan berkualitas seseorang berbagi pengetahuan ke rekan kerjanya, maka akan menambah bobot penilaian kinerja dirinya. Arisam juga memiliki program knowledge verification yang dilakukan oleh expert, forum konsultasi di dunia maya, dan employee opinion survey yang ditujukan untuk para knowledge worker.

Arisam juga dapat dikatakan sebagai kontainer yang berisi pengetahuan dari berbagai bidang dan aktivitas. Setiap karyawan bebas memasukkan dokumen dalam berbagai format ke dalam Arisam, sehingga bila dibutuhkan rekan-rekan mereka dapat mengambil dan menggunakan dokumen tersebut.

Setiap pengguna Arisam dapat melakukan personalisasi, yaitu mengubah tampilan Arisam agar lebih nyaman. Dengan tampilan yang menyenangkan, pengguna akan semakin sering masuk ke portal Arisam dan menggunakannya. Fitur personalisasi ini disebut dengan Knowledge Push Services.

Pencapaian di bidang KM

Dari survei tahunan mengenai tingkat kepuasaan karyawan terhadap program dan implementasi KM, mayoritas karyawan menggunakan KM bila menghadapi permasalahan, untuk meningkatkan efisiensi kerja dan proses belajar. Survei itu menunjukkan bahwa 84,5 % dari responden yakin aktivitas KM dapat membantu mereka dalam bekerja. Hingga kini tingkat kepuasan karyawan terhadap KM terus meningkat.

Khusus di bidang IT, pengalaman Samsung SDS dalam memberikan jasa IT secara akumulatif meningkat dari tahun ke tahun. Dan KM membantuk proses peningkatan ini karena pengalaman yang ada langsung di share ke pihak lain yang terkait dalam bisnis proses IT, tak terkecuali ke bidang pre-sales, proposal support, konsultasi dan pengembangan teknologi.

Keberhasilan Samsung SDS dalam menjadi organisasi pembelajar inilah yang membuatnya dapat bertahan di posisinya sebagai penyelenggara jasa IT nomor satu di Korea.

Menularkan Virus Knowledge Sharing

Apa yang menyebabkan makhluk hidup berhenti tumbuh? Karena sel-sel pertumbuhannya telah sampai pada batas-batas yang paling maksimal. Lalu apa yang menyebabkan manusia "berhenti tumbuh"? Jikalau ia merasa berada di batas dimana ia tak lagi membutuhkan pengetahuan, penyegaran, pencerahan ataupun hal-hal baru untuk aktualisasi diri.

Lihatlah bonsai: sangat indah, namun kerdil. "Replika" pohon yang sejatinya sebuah pohon yang akan tumbuh besar, kuat, menjulang ke angkasa dan meneduhkan siapapun yang bernaung di bawahnya.



Pengetahuan adalah ibarat pupuk yang menyuburkan
sebatang pohon; air yang menyejukkan akar-akarnya yang terhujam dalam perut bumi; makanan yang menumbuhkan dedaunan, merentangkan dahan-dahan; dan membentuk "karakter pohon" itu sendiri.

Misi "menularkan virus berbagi pengetahuan" dimanapun penulis berada sesungguhnya bukan tanpa maksud. Berbagi pengetahuan secara timbal balik dan terarah akan menimbulkan minat, kumpulan minat akan menggerakkan kolaborasi, dimana di tengah-tengahnya "informasi berguna" mengalir laiknya fluida di dalam organisasi. Berbagi pengetahuan tidak harus diklasifikasikan sebagai kegiatan yang "membunuh waktu luang", terstruktur, lagi membosankan. Namun hendaknya dijadikan sebagai kebutuhan dasar memenuhi dahaga [baca: hak] asasi manusia yang berakal.

...
..
.
"Bacalah", adalah firman Tuhan pertama kali (bagi umat Islam).
Ini mengingatkan manusia untuk terus belajar dan belajar. Dimana pada esensinya manusia [laiknya pohon dan makhluk hidup lainnya] dituntut untuk terus mengembangkan karakter [melalui percabangan pengetahuan yang dipilih] dengan membaca... membaca tanda-tanda alam, baik yang tertulis dan tidak.
.
..
...

D

My Chocolate Box 2

Blog selain sebagai tempat penulis menumpahkan ide2, juga merupakan desktop yang berisikan links pengetahuan berguna. Pada kesempatan ini penulis menambahkan 1 box link: My Chocolate Box 2 dan tambahan 1 link Free Ebook lagi pada My Chocolate Box 1.

Pada dasarnya "My Chocolate Box 2" berisikan pengetahuan dasar dan skill yang dibutuhkan bagi "working mom & women empowerment" yang menarik di explore. Silahkan kunjungi link Beadswork dan Beadswork2 - yang belakangan ini menjadi hobby penulis di saat waktu senggang. Atau mencari resep masakan di Let's Cook 1 & Let's Cook 2. Sebuah blog mengenai Parenting yang sangat informatif bagi yang memiliki balita dan juga information center bagi kesehatan ibu dan anak yang selalu menjadi rujukan penulis.

Tambahan Free Ebook pada My Chocolate Box 1 belakangan ini menambah banyak pengetahuan penulis dengan banyaknya free-magazines, free-art books, free-management books dll-yang jika digunakan dengan bijak-akan membuat pembaca semakin senang membaca!

Semoga tambahan links tersebut akan semakin memperkaya dan memberdayakan pembaca sekalian!


D

Tragedi Mei, KKN & Pembelajaran

Hari ini koran Kompas mengulas mengenai restrokpeksi peringatan tragedi Mei dari sisi HAM, hukum & ketatanegaraan, sosial politik; hingga perlemahan mekanisme imunitas bangsa ini dari rongrongan koruptor.

"Banyak orang mengenang beberapa hari terburuk pada bulan Mei yang saling mengait [...] Hingga kini keluarga korban dan mereka yang menjadi pelanggaran HAM atau kejahatan politik masa lalu masih terus dihantui oleh mereka yang tetap menikmati pembebasan dari hukuman (impunity) [...]
Pemerintah pasca reformasi lebih terkesan hanya menimbun kasus atau impunitas sehingga selalu ditandai dengan kegagalan dalam menyelesaikannya secara terhormat. Dan, memang, tak pernah seorang pun yang paling bertanggungjawab diajukan ke muka pengadilan."


Artikel Berikutnya...
"The name that they gave me the fighting name is 'blood never dry' [...]
Dua belas tahun lalu, empat mahasiswa Universitas Trisakti harus menumpahkan darah untuk membuka jalan menuju perubahan radikal politik Indonesia [...] Para pahlawan reformasi meninggal sebagai "martir demokrasi" di sebuah negeri yang sarat kekerasan, kerakusan, dan keserakahan. Seterusnya akan selalu berkibar kebenaran ini. Bahwa komunitas paling lemah dalam konstalasi sosial politik akan selalu "dikorbankan" untuk misi politik kekuasaan anti-kemanusiaan. Darah kemanusiaan terus mengalir karena politik dan kekuasaan hanya berisi nafsu keserakahan. [...]
Setelah 12 tahun kita menyebut era reformasi yang menandai kebangkitan politik dan demokrasi, prestasi kita dalam bidang vital kehidupan masih merayap dalam ruang ketidakberdayaan. [...]
12 tahun berlalu, kini, tanpa keseriusan memperbaiki problematika politik di negeri ini, darah para martir demokrasi tidak pernah mengering, jiwa mereka terus berteriak menuntut keadilan dan kebenaran"

Dan Artikel Selanjutnya....
"[...] Persoalan korupsi, kolusi dan nepotisme di tubuh penegak hukum memang sangat serius dan bisa menghancurkan lembaga penegak hukum kalau tidak diberantas. [...] Korupsi adalah persoalan global dimana tak sebuah negara pun yang tak terserang korupsi.
[...] Publik mulai melihat bahwa pemberantasan korupsi di Indonesia hampir seperti sesuatu yang muskil. Ketidaktegasan pemerintah yang membiarkan pelemahan KPK ini berlangsung disimpulkan sebagai suatu indikasi melemahnya komitmen pemberantasan korupsi. Popularitas pemerintah segera merosot drastis, dan ini membuat iklim pemberantasan korupsi semakin melemah.
[...] Satgas (Pemberatasan Mafia Hukum) telah membuka kotak pandora mafia hukum yang selama ini dibantah secara keras. [...] Mereka disebut sebagai markus, dan markus ini menjadi semacam "unwilling whistle blower" yang mengumbar nama-nama sehingga gurita mafia hukum ini terkuak.
[...] Presiden menggunakan terminologi ini, dan ini merupakan pengakuan resmi bahwa negara ini dirusak oleh mafia. Mafia hukum tentu tak akan hilang seketika. Dalam negara yang korupsinya sistemik, endemik dan merajalela, dibutuhkan waktu yang panjang untuk memerangi korupsi. Yang penting adalah jangan pemberantasan korupsi ini hanya untuk politik pencitraan, hangat-hangat tahi ayam."


Restrokpeksi dari tiga artikel di atas dapat ditinjau dari perspektif lain, dari sisi pembelajaran dan budaya. Berbagai pertanyaanpun muncul dari artikel-artikel yang saat ini berada di tangan penulis:
* Akankah bangsa ini belajar dari kekeliruan dan kesalahan historikal masa lalu memperbaiki dan bahkan mampu merubah "budaya keliru" dan kepemimpinan "berorientasi jangka pendek" ini menuju masa depan bangsa yang lebih baik?
* Akankah ada penyadaran, penyegaran elemen bangsa yang berujung pada praktik yang semakin menjauhi modus operandi yang semakin canggih dari zaman ke zaman?
* Akankah ada alat/ mekanisme lain yang "lebih sakti" dari Good Governance, Good Corporate Governance, KPK, whistle blower, maupun kumpulan Satgas yang dapat memberantas budaya korupsi di negara ini?

Ingatan penulis mengenang kembali yel-yel yang biasa diteriakkan teman-teman mahasiswa: "berantas KKN, turunkan harga, hidup Reformasi, dan tuntutan-tuntutan komitmen ideal lain bagi pemerintah".. Setelah 12 tahun berlalu, gema yel-yel kini perlahan hilang dalam kabut ingatan.



Catatan:
Artikel 1: "Menimbun Impunitas" oleh Hendardi, hlm. 6. Harian Kompas, Rabu, 12 Mei 2010.
Artikel 2: "Luka belum Mengering" oleh Max Regus, hlm. 6. Harian Kompas, Rabu, 12 Mei 2010.
Artikel 3: "Republik Mafia?" oleh Todung Mulya Lubis, hlm. 7. Harian Kompas, Rabu, 12 Mei 2010.

KM de Jure vs de Facto...

Setelah beberapa lama, penulis kali ini menelusuri lembaran-lembaran pekerjaan berkaitan dengan KM (Knowledge Management). Topik KM berikut implementasinya, penulis nilai tetap merupakan topik menarik dan takkan ada habisnya.

Sebagaimana implementasi tools, application atau alat pengukuran intangible yang lazim dipergunakan organisasi, diantaranya: GCG (Good Corporate Governance), risk management, performance management, accounting, procurement, HRIS (HR Integrated System), dll; implementasi KM juga memerlukan persyaratan:
* Tertuang di dalam visi, misi dan nilai - baik langsung maupun tidak langsung;
* Tertuang di dalam strategi, program, aktifitas, inisiasi, dll;
* Memiliki kebijakan yang memayungi, panduan dan SOP; dan
* Memiliki struktur atau PIC (Person in Charge) yang bertanggung jawab sebagai penjamin atau enabler bagi kesinambungan terjadinya arus pengetahuan di dalam organisasi.
Setelah keseluruhan persyaratan di atas terpenuhi, lengkap sudah bahwa perusahaan secara de jure telah memiliki dan mengimplementasikan KM.

Namun secara de facto, apakah implementasi KM tersebut benar-benar telah diimplementasikan oleh perusahaan: diresapi maknanya oleh setiap insan organisasi, menjamin terjadinya peningkatan nilai tambah perusahaan, meningkatkan interaksi antara pelanggan (eksternal) dengan internal perusahaan, dan menjamin peningkatan intellectual capital yang meningkatkan nilai perusahaan adalah soal "pembuktian" organisasi bagi keberadaan intangible asset tersebut.


De Jure vs De Facto?
Selama masa bakti penulis meneliti profil KM organisasi dan mengorganisasikan sebuah ajang KM award, organisasi-organisasi secara mengagumkam telah memiliki dan mengimplementasikan KM di keseharian mereka. Namun seringkali pelaksanaan KM atau "KM secara de Facto" yang menjadi tanda tanya: apakah keberadaan intangible asset tersebut benar-benar dirasakan kemanfaatnya oleh seluruh insan organisasi; dijadikan pertimbangan Manajemen di dalam pengambilan keputusan investasi (atau keputusan strategis lain); adanya "segmentasi /pembeda" antara talent yang berhak maupun yang tidak berhak mendapatkan promosi, jalur karir khusus; dsb.

Sehingga kembali lagi ke pertanyaan mendasar tadi: apakah organisasi anda telah mengimplementasikan KM? Jawabannya adalah Ya. Tetapi pada pertanyaan lanjutan, apakah daya atau kapasitas organisasi anda sebagai organisasi pembelajar telah mencukupi, dalam hal KECEPATAN, KEDALAMAN dan KELUASAN? tentunya hal ini masih memerlukan pengujian lebih lanjut.

Sebagian organisasi masih berkutat di sisi ketersediaan infrastruktur; dan sebagian lagi sudah tinggal landas menikmati peningkatan nilai tambah dari investasi yang telah ditanamkan berbelas, atau bahkan berpuluh tahun lamanya. Sehingga tidak aneh ada organisasi yang benar-benar menjadikan KM sebagai penggerak organisasi/ strategic theme atau bahkan hanya menempatkan KM sebagai ajang bergengsi untuk sekadar mendapatkan penghargaan.

Pertanyaan apakah investasi, alat, program, kegiatan yang telah diinvestasikan tersebut akan memajukan organisasi, maka jawabannya ada di tangan pengambil keputusan. Lalu apakah KM merupakan suatu kebutuhan, suatu penggerak, suatu investasi jangka panjang atau alasan-alasan apapun dibalik itu... dengan arti kata apakah KM telah diresapi sebagai nilai atau bahkan budaya yang dipraktikkan di dalam perusahaan? Maka jawabannya ada di tangan setiap insan organisasi.