Yes, we can! Oleh-Oleh Perjalanan Kunjungan Budaya Unit Kerja

Di pagi buta, terdengar teriakkan yel-yel Kantor Cabang untuk menyemangati peserta morning briefing, setelah pembacaan nilai-nilai budaya perusahaan, dan lagu hymne perusahaan dinyanyikan. Tak lama kemudian, masing-masing perwakilan Sales Representative Office sebagai unit binaan Kantor Cabang ini menyampaikan update mingguan. Diskusi dan arahan selama 1 jam berlangsung sangat interaktif, dimana setelah pemaparan progress mingguan oleh para Senior Manager, pimpinan kemudian memberikan saran/ masukan, solusi teknis, dan tak lupa memberikan semangat dan motivasi agar kinerja pegawai menjadi lebih baik dari hari ini.

Berbekal tekad melakukan efisiensi di segala lini, Kantor Cabang menjalankan program budaya bertemakan “Boyongan”, dimana Kantor Cabang pindah kantor secara swadaya dan sekaligus mengadakan Grand Launching yang dihadiri oleh Walikota serta para pejabat terkait. Kesuksesan acara yang diadakan tanpa bantuan Event Organizer (EO) berikut penghematan yang dilakukan merupakan hasil kerja keras dan tangan dingin tim perumusan budaya, change agent, dan pegawai.

Kondisi kantor Kantor Cabang sebelum boyongan diakui pegawai sangat menyedihkan. Letak kantor kurang strategis, harga sewa relatif mahal, lahan parkir terbatas, dan sempitnya ruang tunggu menyebabkan pelanggan harus berdiri menunggu antrian, furnitur kantor yang tergolong “jadul” menyebabkan suasana kerja dan pelayanan yang kurang kondusif. Kondisi ini pula yang mempengaruhi pendapatan Kantor Cabang.

Selain itu, kantor yang tersebar di lokasi yang berjauhan menyebabkan pegawai tidak saling kenal. Hal ini berakibat pola kerja yang “silo” serta komunikasi yang kurang efektif. Kondisi ini dijembatani pimpinan dengan menjalankan morning briefing setiap hari Senin pagi semenjak pertama kali pimpinan ditempatkan di cabang ini. Kemudian melalui musyawarah yang melibatkan seluruh pegawai, diputuskan agar lokasi kantor dipindah, namun tanpa bantuan pihak luar. Ini ditujukan untuk menumbuhkan semangat “One Team, One Goal, One Spirit”.

Pimpinan mengakui, hal-hal baik yang telah diterapkan di cabang sebelumnya kemudian diterapkan di Kantor Cabang dimana beliau ditempatkan. Meskipun pada awalnya mengumpulkan pegawai tidak mudah, pimpinan diyakinkan bahwa acara morning briefing terbukti menjembatani “silo mentality” tersebut. Tanpa terasa, jauh sebelum diadakannya ajang lomba budaya kerja, jajaran Kantor Cabang yang telah menjalankan morning briefing selama 9 bulan lebih. Sehingga jajaran telah saling memahami pekerjaan yang dijalankan unit lain.

Proses pindah kantor atau boyongan berdampak memperkuat soliditas tim. Upaya selanjutnya, Kantor Cabang meningkatkan brand awareness perusahaan dengan merayakan HUT perusahaan dengan cara unik: yakni menyambut penumpang pertama dengan karangan bunga dan pemberian suvenir cup cakes bagi seluruh penumpang. Kemudian acara dilanjutkan dengan pemotongan kue ulang tahun, mengundang kapten dan awak kabin yang saat itu sedang bertugas ke bandara.

Sebagai satu-satunya Cabang yang berhasil lolos ke tahapan final, Kantor Cabang menempatkan atribut budaya di setiap sudut ruangan, bahkan pigura cermin pun dihiasi ilustrasi standar berpakaian pegawai. Menandai HUT perusahaan pemakaian pin “Care & Responsive” dilakukan sebagai reminder bagi para pegawai agar senantiasa peduli dan tanggap dengan lingkungan sekitarnya serta kepada siapapun yang dihadapi. Program yang awalnya bertujuan untuk menekan efisiensi dan meningkatkan sales, ternyata telah dijiwai hingga ke perilaku sehari-hari pegawai.

Dampak dari program budaya tsb adalah: peningkatan penjualan sebesar 41,18%; efisiensi kantor sebesar Rp 147, 13 juta per tahun dan efisiensi acara sebesar Rp 178, 26 juta.

Kemandirian Kantor Cabang yang menggerakkan, menginspirasi, bahkan mempersatukan seluruh unit kerja binaan patutlah menjadi pembelajaran bagi tercapainya misi “One Team, One Spirit, One Goal”... Seiring dengan teriakan yell-yell Kantor Cabang ini: Yes We Can!

Morning Briefing: Menghidupkan Ritual Budaya Kerja

Kegiatan/ ritual dalam mengawali pagi setidaknya menentukan kinerja seseorang dari siang hingga sore hari. Beberapa diantaranya mempersiapkan segala sesuatunya pada malam hari. Tentunya kegiatan ini lama-kelamaan menjadi tradisi yang sulit ditinggalkan. Contohnya: menunaikan shalat subuh bagi yang beragama muslim; mandi pagi bagi penduduk di negara tropis; mempersiapkan sarapan untuk anak sekolah bagi ibu-ibu; berjalan pagi/ olah raga, dst. Struktur kegiatan yang dihabiskan di pagi hari ini apabila terus dilakukan akan memberikan manfaat bagi kesehatan jasmani dan rohani, dan manfaat lainnya.

Salah satu kegiatan yang lazim dilakukan di tempat kerja adalah kegiatan morning briefing. Kegiatan morning briefing merupakan salah satu jembatan dalam membina keakraban, kekompakan, budaya kedisiplinan bahkan budaya berbagi pengetahuan. Pada prosesnya, ritual ini dapat berubah atau bahkan hilang seiring dengan pergantian pimpinan. Beberapa unit kerja yang belum memiliki kebiasaan ini pun berupaya keras dalam menyatukan anggota organisasi untuk berkumpul. Bagaimana memulai ritual ini dan bagaimana agar ritual ini senantiasa berkembang dan menjadi sebuah ritual yang ditunggu-tunggu dapat disimak dalam artikel ini.

Mula-mula unit kerja berinisiatif melakukan acara do'a bersama. Masing-masing pegawai diminta untuk memimpin doa sebelum bekerja. Kemudian pegawai diminta bergantian mendoakan karyawan maupun sanak saudara karyawan yang sakit/ tertimpa musibah. Doa bersama ini kemudian menjadi ritual yang mulai membumi, dan dilaksanakan oleh pegawai. Di beberapa pertemuan berikutnya, selesai berdo'a pimpinan mulai memberikan arahan dan masukan kepada pegawai untuk perbaikan diri sendiri dan perbaikan bersama (kinerja unit kerja).

Pegawai di sisi lain mulai memiliki keberanian mengutarakan permasalahan yang dialami di lapangan. Pegawai lain tanpa diminta mulai menimpali dan memberikan masukan kepada pegawai yang tertimpa masalah tsb. Efek berantai ini kemudian semakin berkembang. Masing-masing pegawai tidak ragu memberikan bantuan, sehingga soliditas tim mulai terbentuk dan terus dipupuk oleh pimpinan.

Pimpinan kemudian mulai mengevaluasi kinerja pegawai, begitu komitmen pencapaian diikrarkan. Seiring dengan terjadinya evaluasi, pimpinan tidak hanya membandingkan kinerja sebelumnya dengan kinerja berjalan namun juga membuka pegawai untuk mengusulkan strategi agar komitmen pencapaian tercapai. Pegawai pun secara langsung maupun tidak langsung terpacu untuk menjadi lebih baik dari hari ini. Hari demi hari, arahan serta motivasi terus dipompa oleh pimpinan, di sisi lain pimpinan tidak ragu terjun langsung di lapangan untuk membantu dan sekaligus mengajarkan hal-hal baru yang belum diperoleh ataupun belum terpikirkan oleh pegawai.

Akhirnya ritual pagi ini telah berkembang dari kegiatan "Doa Pagi", "Doa Bersama" kemudian "ajang Curhat" menjadi lebih produktif lagi menjadi ritual "berbagi pengetahuan". Lalu bertransformasi lagi menjadi "ajang evaluasi kinerja". Contoh ritual pagi ini merupakan sarana untuk menghidupkan ritual budaya kerja.

Bagaimana agar ritual ini menjadi hal yang ditunggu-tunggu?
Kuncinya adalah konsistensi. Kemudian pimpinan dalam menjalankan ritual dapat menambah dengan pemberian punishment/ hukuman yang mendidik untuk meningkatkan konsistensi tsb, sehingga siapapun yang terlewat ataupun melanggar aturan yang telah disepakati bersama menempuh konsekuensi yang telah disepakati. Hasilnya tidak hanya menimpa oknum yang bersangkutan namun sebagai pengingat bagi seluruh jajaran unit kerja.

Bagaikan hidup dalam sebuah rumah tangga, seorang Ibu/ Ayah tidak akan ragu menanyakan bagaimana perkembangan anak-anak mereka, apa yang mereka alami atau rasakan di hari itu, dan apa yang harus mereka lakukan agar hal tsb tidak terulang kembali. Tidak ada tujuan lain selain menjadi lebih baik dari hari sebelumnya. Demikan pula morning briefing ini.


Lalu, bagaimana ritual budaya kerja di perusahaan Anda?