Anggaran berbasis Kinerja - PBB

“What gets measured gets done.” (Drucker)

Kebanyakan organisasi besar tidak mengetahui/ menyadari kemana saja unit uang atau anggaran yang dihabiskan untuk kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan. Bahkan setelah sekian lama organisasi beroperasi, mereka tidak juga dapat mengidentifikasikan kebocoran/ pemborosan di dalam organisasi mereka. Kondisi ini biasa terjadi pada sektor publik (pemerintahan) atau bahkan organisasi swasta yang berorientasi profit. Jikalau kondisi ini dibiarkan, maka pemborosan/ inefisiensi anggaran semakin menjadi-jadi dan bahkan menumbuhkan lahan-lahan "basah" bagi korupsi (baik yang disengaja maupun tidak).

Di sisi lain, persaingan yang ketat membutuhkan respon bisnis yang "super cepat". Organisasi atau unit bisnis yang mampu bertahan di tengah-tengah kondisi ini adalah organisasi atau unit bisnis yang mampu mengikuti kecepatan dan kekuatan pasar, atau memiliki "frekuensi yang sama" dengan pasar. Berbeda dengan perspektif birokrat, lambannya pergerakan atau respon mereka sebagai akibat banyaknya peraturan, hirarki keputusan dan prosedur, hal ini menyebabkan kumpulan birokrat dalam satu negara ini semakin terpuruk* (sebagai negara peringkat terburuk untuk memulai bisnis). Sehingga kebanyakan inisiasi PBB bermuara dari sektor Publik (pemerintahan) melalui budget/financial reform, namun kini PBB kemudian diterapkan di organisasi swasta skala besar yang tentunya berorientasi pada profit (Activity Based Costing/ ABC).


Mengapa PBB?
Kondisi ini kemudian dijawab dengan adanya "inisiasi" yang tidak hanya memberi nilai tambah bagi perkembangan "manajemen kinerja" namun juga bagi pentingnya akuntabilitas dari manajemen kinerja itu sendiri (pengukuran kinerja), yang dikenal dengan Anggaran berbasis kinerja atau PBB (performance Based Budget).

Lalu dimana perbedaan antara manajemen kinerja vs. pengukuran kinerja?
Performance management is an approach to planning and evaluation that utilizes the concepts and tools of performance measurement and logic modeling to identify performance goals and assess progress towards goals.
Performance measurement involves the ongoing monitoring and reporting of program accomplishments, particularly progress towards pre-established goals.

"Manajemen Kinerja adalah pendekatan untuk prencanaan dan evaluasi yang memanfaatkan berbagai konsep & alat pengukuran kinerja dan model logic untuk mengidenfikasikan target kinerja dan memetakan kemajuan pencapaian target.
Pengukuran Kinerja terkait pengawasan berjalan dan pelaporan pencapaian program, terutama kemajuan terhadap pra-pencapaian program."

Sistem anggaran berbasis kinerja atau PBB (performance based budget) diperkenalkan untuk menyatukan Kinerja (tepat anggaran & tepat program) dan Akuntabilitas departemen terkait di dalam menjalankan program-programnya.

Asumsi dasar PBB
Key Assumption #1: All grantees have accomplishments; what missing are the performance goals and outcome data.
Key Assumption #2: “If you can demonstrate results, you can win public support”

Organisasi atau unit bisnis secara mendasar memiliki anggaran yang merupakan kerangka acuan bagi pengukuran kinerja. Sehingga secara teknis, Key Assumption #1 setidaknya tercapai di organisasi manapun.

Namun bagaimana dengan Key Assumption #2? Ini yang menjadi pekerjaan rumah setiap organisasi. Bagaimana mungkin anggaran dapat terus dikucurkan jikalau target-target yang ditetapkan tidak pernah tercapai? Bagaimana pengendalian risiko di organisasi ini?


Modelling PBB


Pada ilustrasi di atas, terlihat framework PBB, dimana PBB memiliki elemen data, elemen PBB itu sendiri dan aktifitas organisasi berbasis anggaran yang ditunjukkan oleh "logic model".

Dengan menggunakan "logic model" inilah berbagai kegiatan di dalam organisasi dipetakan dan di screening melalui tahapan demi tahapan pekerjaan yang ditunjukkan oleh "elemen PBB" dan "sumber-sumber data PBB" guna mendapatkan akuntabilitas kinerja kegiatan yang ditunjukkan oleh data elemen PBB.


Penutup
Sebagai kesimpulan, penerapan manajemen kinerja dalam organisasi sebetulnya bukan "omong kosong" belaka, namun mempunyai kekuatan dengan adanya "akuntabilitas" oleh mekanisme pengukuran kinerja, melalui "PBB". Bagaimana dengan organisasi anda?



*) baca: Izin Mulai Bisnis di Indonesia Masih Sulit

Yahoo! Finance, BIRT, & Kekuatan Web 2.0

Mudah-mudahan sidang pembaca yang terbiasa menggunakan jasa Yahoo! sebagai "mail box" juga familiar dengan aplikasi menarik lain yang disajikan Yahoo!--terutama yang berkenaan dengan pengelolaan keuangan: Yahoo!Finance.

Yahoo!Finance penulis akui sangat membantu dalam memilah, memilih, serta menggali data-data saham yang penulis miliki. Dalam hitungan sepersekian detik, chart yang ingin penulis ketahui hingga melakukan komparasi dengan variable yang penulis inginkan dapat tersajikan dengan mudah. Misalkan pada ilustrasi dibawah ini, penulis melakukan komparasi saham dalam negeri ASII & GJTL:



Sehingga keputusan cepat dapat dibuat untuk membeli, menjual, atau suspend transaksi. Saham-saham tersebut juga dapat dikomparasi dengan index-index bahkan saham dari belahan dunia lain).

Bagi sebagian pembaca yang mulai bertanya-tanya, teknologi apa yang ada dibalik Yahoo!Finance ini? Apa maksud dari Yahoo!Finance memberikan jasa yang seharusnya dikerjakan manual oleh analis keuangan, namun dengan menggunakan jari pembaca sekalian, anda dapat dengan mudah mendapatkan apa yang diinginkan, secara gratis pula! Teknologi yang digunakan adalah BIRT atau singkatan dari Business Intelligence and Reporting Tools Project.

Baru-baru ini penulis berkesempatan mengikuti pelatihan dasar BIRT. Dan tentu saja, meskipun background penulis bukan berasal dari IT, keingintahuan yang besar menghilangkan hambatan ini. Sesungguhnya BIRT merupakan sebuah tool yang powerfull bagi shareholders dan stakeholders perusahaan. Bagi shareholders, BIRT secara interaktif menyajikan data-data yang berada di berbagai belahan dunia dan menyajikannya dalam satu chart, table, list dengan mudah. Sehingga perkembangan perusahaan dapat terpantau. Sedangkan bagi stakeholders, BIRT memberikan semacam real experience untuk "merasakan" jasa yang diberikan oleh Perusahaan. misalnya dalam bentuk simulasi, penyimpanan data/ portfolio, dan layanan lain yang diberikan oleh Perusahaan. Dampaknya, Stakeholders merasa sebagai bagian dari organisasi ini, karena diberikan informasi/ pengetahuan mengenai layanan perusahaan tersebut.

Lalu, apakah BIRT dapat membantu organisasi secara internal?
Tentu saja, BIRT dapat membantu mempermudah penyajian/ visualisasi laporan operasional/keuangan/pemasaran dan laporan terkait yang diperlukan oleh perusahaan. Laporan dapat diambil dari berbagai database dari berbagai lokasi/ negara dan sekaligus database berformat berbeda yang disajikan ke dalam satu atau beberapa halaman saja. (Coba saja lihat sumber data situs IDX dengan mudah disajikan dan simulasikan Yahoo!Finance dengan tampilan menarik dan informatif).

Bagaimana dengan efek penggunaan BIRT dan kekuatan web 2.0? hasilnya mudah ditebak: Non Klien & Klien yang terbiasa menggunakan jasa tersebut akan tertarik dan bahkan memiliki "bonding" dengan Perusahaan tersebut. Bahkan ke depan perusahaan memiliki jejaring dan komunitas yang semakin membesar/luas menggunakan jasa tersebut. Bonding yang terjadi, karena Klien memiliki keuntungan mendapatkan layanan secara cuma-cuma dan real time!